Штатний розпис бібліотеки - документ, що встановлює для конкретної бібліотеки структуру, штат і посадові оклади працівників. Усі посади, зазначені у штатному розписі, повинні відповідати Національному класифікатору професій України ДК 003:2010, затвердженому наказом Держкомтехрегулювання від 28.07.2010 № 327.

Бюджетні установи, у т.ч. і бібілотеки, затверджують штатні розписи на початку кожного року.

Зміни до штатного розпису вносяться у випадку введення чи виключення штатних одиниць, зміни розміру  істотних умов праці (системи та розміру оплати праці, розрядів та найменувань посад тощо).

Відповідно  ст. 32 та 103 КЗпП про зміни умов праці у бік погіршення, зміни інших істотних умов праці власник або уповноважений ним орган зобов'язаний повідомити працівника не пізніше ніж за два місяці. За умови додержання зазначених вимог кількість та періодичність змін до штатного розпису протягом року не обмежуються.

Штатний розпис бібліотеки та зміни до нього затверджує орган, у сфері управління якого перебуває бібліотека.

Штатні розписи  сільських та селищних бібліотек, які не входять до складу централізованих бібліотечних систем, затверджуються сільськими, селищними головами або керівниками відповідних структурних підрозділів виконавчих комітетів сільських, селищних рад, до сфери управління яких віднесено відповідну бібліотеку.

Строк зберігання штатних розписів - 75 років  (Перелік типових документів, що утворюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.12 р. № 578/5).

Примірні штатні розписи комунальних бібліотек затверджені наказом Міністерства культури України від 22.08.2012 № 900 «Про затвердження Примірної структури та Примірних штатних розписів комунальних бібліотек».

Типові штатні розписи бібліотек вищих навчальних закладів затверджені наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 27.09.2012 № 1058 «Про затвердження  Типової структури та Типових штатних нормативів бібліотек вищих навчальних закладів III-IV рівнів акредитації».